Workshop: Richtige Positionierung im Team und darüber hinaus Das Sekretariat im Spannungsfeld verschiedener Auftraggeber/innen und Anspruchsgruppen
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Richtige Positionierung im Team und darüber hinaus: Das Sekretariat im Spannungsfeld verschiedener Auftraggeber/innen und Anspruchsgruppen
Als Sekretär/in haben Sie häufig neben Ihrer direkten Führungskraft noch eine Vielzahl anderer Ansprechpartner/innen, die mit Anliegen, Wünschen oder Aufträgen zu Ihnen kommen. Nicht immer ist klar definiert, wer eigentlich in welchem Ausmaß Ihre Services in Anspruch nehmen darf. Dadurch können Situationen entstehen, in denen Sie sich bewusst oder unbewusst unterschiedlichen Anforderungen und Erwartungen ausgesetzt sehen, oder gleichzeitig Aufträge von verschiedenen Personen bekommen und priorisieren müssen. Wie mit diesen unterschiedlichen Anforderungen professionell und stressfrei umgegangen werden kann, darum soll es in diesem Workshop gehen.
Zielgruppe
Sekretariatsmitarbeiter/innen und andere WU-Mitarbeiter/innen, die für mehrere Führungskräfte, Teammitglieder oder Auftraggeber/innen arbeiten.
Ziele des Workshops
In diesem Seminar bauen Sie Ihre Kompetenzen aus, mit den unterschiedlichen Anforderungen der Teammitglieder bzw. der Führungskräfte gut umzugehen. Dafür erhalten Sie konkrete Tipps für das Zeit- und Selbstmanagement, professionelle Kommunikation und Büromanagement.
Inhalte des Workshops
1. Das Sekretariat als Schnittstelle zwischen mehreren Führungskräften und dem Team
- Rolle und Anforderungsprofil für Sekretariatsmitarbeiter/innen heute und künftig
- Kommunikationsfallen im Sekretariat
- Mit Feingefühl und Diplomatie auch gegenüber Hierarchien punkten
- Überblick bewahren und mitdenken
- Das Sekretariat als Schnittstelle zwischen den Fronten
- Gefahr von „Schnittstellen-Missbrauch“ – Grenzen ziehen
2. Die Arbeitstechnik
- Prioritätensetzung und Auftragskoordination
- Gelassen sein auch in Zeiten der Hektik
- Der Informationsfluss in meinem Arbeitsbereich
- „Telefonzentrale“ für das Team sein – Koordination von Rückrufen und Auskünften
- Terminmanagement für Vorgesetzte und das Team
- Optimieren von Organisationsabläufen durch Standards und Spielregeln
- Die eigene Vertretung gut organisieren
- Neuerungen zu Schriftverkehr und Rechtschreibung
- Meine Schreibtisch-Organisation
3. Die Zusammenarbeit im Team unterstützen
- Teambesprechungen und Sitzungen gut vorbereiten
- Feedback einholen von Führungskräften und Abstimmung im Team
- Vermeiden von Missverständnissen durch klare Absprachen
Termin und Ort der Veranstaltung
Dienstag, 19. Februar 2019, 9.00 – 16.00 Uhr
Dienstag, 2. April 2019, 9.00 – 12.00 Uhr
Der Ort der Veranstaltung wird eine Woche vor der Veranstaltung allen angemeldeten Teilnehmer/inne/n per Mail bekannt gegeben.
Anmeldung und Selbstbehalt
Die Teilnehmer/innenzahl ist begrenzt. Wir bitten um An- bzw. Abmeldung bis spätestens 5. Februar 2019.
Bitte beachten Sie, dass bei Stornos nach der Abmeldefrist, bei Nichterscheinen oder fehlender Stornierung der Selbstbehalt dennoch zu leisten ist.
Bitte melden Sie sich jedenfalls bei der Abteilung PEP ab, da es häufig Wartelistenplätze gibt und so eventuell eine/r Ihrer Kolleg/inn/en die Chance bekommt den Workshop zu besuchen. Können wir den Platz noch anders vergeben, wird auch keine Stornogebühr für Sie fällig.
Um sich für diese Veranstaltung online anzumelden, klicken Sie auf den Link am Ende dieser Seite.
Weitere Informationen zum Anmeldeprozess in der Veranstaltungsmanagement-Plattform 2know2 finden Sie hier.
Für Rückfragen steht Ihnen Elke Rittersbacher (elke.rittersbacher@wu.ac.at, DW 4448) gerne zur Verfügung.
Der Selbstbehalt für diesen Workshop beträgt 30 Euro.
Trainerin
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Univ.-Lekt. Mag. Dr. Gabriele Cerwinka, MSc
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